Manual de Usuario

Emergencias

102 views Enero 13, 2018 Enero 20, 2018 acontreras 0

Emergencias son aquellos arreglos realizados por un Proveedor Externo y que requieren ser cotizados para dar la autorización del gasto, debido a la importancia de lograr el arreglo con la mayor agilidad posible la generación de la Orden de Trabajo es creada en paralelo junto con la Solicitud de Cotización. La resolución de la Emergencia siempre será prioritaria respecto del uso del Sistema para el Registro de los antecedentes. En estos casos las interacciones establecidas entre los Actores fuera de la Plataforma podrán ser registradas con posteridad a tener control sobre la resolución del problema declarado como Emergencia.

Los pasos considerados en este flujo son los siguientes:

  1. Crear Solicitud de Servicio: La Solicitud de Servicio puede ser creada por cualquier Usuario con privilegios de Crear Solicitudes.
  2. Notificación Solicitud Nueva: el Supervisor Interno recibe una notificación vía correo electrónico sobre la creación de la nueva Solicitud de Servicio con un link para abrir el detalle de ésta en la plataforma.
  3. Aceptar o Rechazar Solicitud de Servicio: En el detalle de la Solicitud aparecen los botones Aceptar o Rechazar para confirmar si procede o no el arreglo al problema registrado. El formulario de Aceptación solicita indicar el camino de resolución a seguir, estos son los posibles:
    • Aceptar la Solicitud con Resolución Normal
    • Aceptar la Solicitud con Resolución de Emergencia
    • Solicitud Duplicada
    • Rechaza la Solicitud
    • Cerrar Solicitud por Resolución vía Mejora o Proyecto de Inversión
    • Cerrar Solicitud por Mantenimiento Próximo

    En todos los casos anteriores el comentario que ingrese el Supervisor Interno será compartido con el Usuario Solicitante a través de una notificación vía correo electrónico como detalle de la aceptación o rechazo de la solicitud.

    TIP: El Supervisor puede asociar activos a la solicitud para revisar los indicadores de éste. Si la ubicación y especialidad del problema reportado ya tienen activos asociados previamente los indicadores de éstos activos serán mostrados en la pestaña de la solicitud.

  4. Notificación Estado Solicitud: el Usuario Solicitante recibe una notificación con el Estado de la Solicitud (Aceptada, Rechazada, Cerrada) y el comentario agregado por el Supervisor Interno.
  5. Completar Solicitud de Servicio: el Supervisor Interno puede agregar imágenes a la solicitud, modificar el tipo de falla y agregar comentarios que faciliten al Proveedor realizar un mejor diagnostico y evaluación de los costos del arreglo.
  6. Solicitar Cotización: una vez que el Supervisor Interno acepta la solicitud de servicio como Emergencia podrá solicitar cotizaciones al Proveedor previamente coordinado y acordado para el arreglo. Al completar esta solicitud también se creará una OT para Emergencia pudiendo así completar y aprobar el Plan de Trabajo con anticipación a la aprobación de la Cotización. Para poder realizar la solicitud del Cierre de la OT es requisito que la Cotización este Aprobada.
  7. Notificación Solicitud de Cotización Nueva: el Supervisor Externo recibe una notificación vía correo electrónico sobre la solicitud de Cotización con un link al detalle de ésta.
  8. Responder a Cotización: el Supervisor Externo podrá interactuar con el Supervisor Interno mediante comentarios agregados en la plataforma hasta que complete y adjunte su propuesta. El Supervisor Externo también podrá declinar la solicitud de Cotización indicando sus razones en el campo de comentarios en cuyo caso el Supervisor Interno recibirá una notificación vía correo electrónico.
  9. Solicitar Aprobación Cotización: Una vez que el Supervisor Externo haya completado todo los antecedentes enviará su Cotización para Aprobación.
  10. Notificación de Cotización Enviada: el Supervisor Interno recibe una notificación vía correo electrónico sobre la respuesta a la Cotización solicitada con un link al detalle de ésta.
  11. Aprobar o Rechazar Cotización: el Supervisor Interno deberá revisar la documentación adjunta y confirmar la aceptación o rechazo de ésta. Una vez aprobada se aplicarán las reglas de negocio en la plataforma para determinar si se requiere el VBº de otros Aprobadores para completar este paso, de ser así los aprobadores siguientes recibirán sus respectivas notificaciones.
  12. Notificación Cotización Aprobada: el Supervisor Externo recibe una notificación vía correo electrónico sobre la Aprobación de la Cotización enviada con un link al detalle de ésta.
  13. Creación Orden de Trabajo para Emergencia: en paralelo con la Solicitud de Cotización una Orden de Trabajo (OT) es automáticamente en el sistema heredando los datos de la Solicitud y Cotización.
  14. Solicitud de Crear Plan de Trabajo para Emergencia: el Supervisor Externo recibe una notificación vía correo electrónico sobre la creación de una OT para Emergencia con un link al detalle de la OT para que éste complete el Plan de Trabajo. La Cotización podrá ser formalizada en paralelo o posterior a la ejecución del arreglo de Emergencia entendiendo que existió una coordinación y acuerdo verbal previo respecto de la situación.
  15. Crear Plan de Trabajo: junto con la creación de la OT se crea una solicitud para completar el Plan de Trabajo con el detalle de la tareas y sus responsables. Es en esta instancia donde se acuerda la planificación y se comprometen los recursos.
    Importante: las tareas deben ser Asociadas a Activos para construir el historial de intervenciones y garantías de éstos.
  16. Solicitar Aprobación del Plan de Trabajo: Al completar la asignación de tareas al plan este debe ser aprobado por el Supervisor Interno previo a su ejecución por parte de los Técnicos. El Supervisor Externo revisa que el plan y los antecedentes como referencias a Ordenes de Compra estén completos y solicita la Aprobación del Plan de Trabajo.
  17. Notificación Solicitud Aprobación Plan de Trabajo: el Supervisor Interno recibe una notificación vía correo electrónico sobre la solicitud de Aprobación del Plan de Trabajo con un link al detalle de éste.
  18. Aprobar o Rechazar Plan de Trabajo: luego de revisar el Plan de Trabajo el Supervisor Interno da su VBº o Aprobación para que el Técnico pueda iniciar la ejecución de las tareas.
  19. Notificación de Plan de Trabajo Aprobado: el Técnico recibe una notificación vía correo electrónico sobre la Aprobación del Plan de Trabajo con un link al detalle de éste. Si es Rechazado el Supervisor Externo recibe una notificación con los comentarios agregados.
  20. Ejecución de Tareas: A partir de este momento el Técnico puede asociar evidencia a la tarea para demostrar que ha sido completada, asociar activos, agregar comentarios e imágenes y por último marcarla como terminada.
  21. Modificar el Plan de Trabajo: El Técnico puede agregar o modificar las fechas de inicio, término o duración de las tareas en cualquier momento siempre que la OT este abierta, si esto ocurre el Plan de Trabajo deberá ser Aprobado por el Supervisor Interno nuevamente.
  22. Notificación Plan de Trabajo al 100%: una vez marcada como completada la última tarea del Plan de Trabajo el Supervisor Externo recibe una notificación vía correo electrónico con un link al detalle de la OT para que prepare el Cierre de la misma.
  23. Preparar Cierre OT: el Supervisor Externo debe completar las referencias de ordenes de compra, facturas, informes y evidencias antes de solicitar la Aprobación del Cierre de la OT.
  24. Solicitar Aprobación Cierre OT: al terminar de actualizar toda la información para el cierre el Supervisor Externo solicita la aprobación para el Cierre de la OT.
  25. Notificación Solicitud Aprobación Cierre OT: el Supervisor Interno recibe una notificación vía correo electrónico sobre la solicitud de Aprobación del Cierre de la OT con un link al detalle de éste.
  26. Aprobar o Rechazar Cierre OT: el Supervisor Interno revisa que este todo en orden y acepta o rechaza el Cierre de la OT con las siguientes opciones. Al momento de aprobar el Cierre de la OT el Supervisor Interno deberá marcar si requiere otra OT en caso de indicar no se iniciará el cierre automático de la Solicitud.
    • Aceptar Cierre OT
    • Rechazar Cierre OT
    • Cerrar OT con Reparos
  27. Notificación Cierre OT Aprobado: el Administrativo Contable y Supervisor Externo reciben una notificación vía correo electrónico sobre la Aprobación del Cierre de la OT con un link al detalle de éste. En caso de ser rechazada solo el Supervisor Externo recibe una notificación con el comentario agregado.
  28. Evaluación del Proveedor: con la OT cerrada el Supervisor Interno puede contestar la evaluación del Proveedor.
  29. Notificación Evaluación de la Solicitud: una vez que la última OT asociada a la Solicitud de Servicio está cerrada se envía una notificación al Usuario Solicitante para que evalúe el arreglo al problema que registro.
  30. Evaluación Solicitud: el Usuario Solicitante contesta la encuesta de evaluación, recibe una segunda notificación 48 hrs después de enviada la primera notificación si la encuesta no ha sido contestada aún.
  31. Cierre Solicitud: al completarse las evaluaciones del proveedor y la solicitud la Solicitud de Servicio cambia su estado a Cerrada.

Diagrama del Flujo – Emergencias


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