Mantenimiento Preventivo son aquellos trabajos realizados por un Proveedor Externo y donde los Planes de Trabajo son programados con antelación, no requieren de una Cotización porque los Servicios son contratados previamente por lo que la generación de la Orden de Trabajo es creada automáticamente junto con la Solicitud de Servicio.
El Supervisor Interno deberá aprobar los Planes de Trabajo para asegurarse que el alcance de las tareas es el acordado en el servicio y las fechas de la programación son factibles de ejecutar, hacer seguimiento a la ejecución, verificar que los antecedentes y requisitos ( protocolos de mantenimiento, informes, imágenes y evidencias ) están conformes antes de aprobar el cierre de la OT y realizar la Evaluación del Proveedor.
Los pasos considerados en este flujo son los siguientes:
- Crear Solicitud de Servicio de Mantenimiento Preventivo: la solicitud puede ser creada solo por los Supervisores Internos o Externos y para la especialidad que están autorizados.
- Creación Orden de Trabajo: se crea una Orden de Trabajo (OT) automáticamente en el sistema heredando los datos de la Solicitud.
- Notificación Solicitud de Crear Plan de Trabajo: el Supervisor Externo recibe una notificación vía correo electrónico sobre la Creación de la OT enviada con un link al detalle a ésta para que se complete el Plan de Trabajo.
- Crear Plan de Trabajo: el Supervisor Externo debe completar el Plan de Trabajo con el detalle de la tareas y sus responsables con las fechas estimadas para la ejecución de las tareas.
Importante: las tareas deben ser Asociadas a Activos para construir el historial de intervenciones y garantías de éstos. - Notificación para Validar Plan de Trabajo: Como los planes serán ejecutados en un futuro no cercano el Supervisor Externo recibirá un recordatorio vía correo electrónico una semana antes de la fecha de inicio para Solicitar la Aprobación del Plan de Trabajo.
- Ajuste del Plan de Trabajo: si es necesario podrá modificar el contenido del Plan de Trabajo previamente cargado para ajustarlo en términos de planificación, recursos y actividades antes de enviar la Solicitud de Aprobación.
- Solicitar Aprobación del Plan de Trabajo: , Al completar la asignación de tareas al plan este debe ser aprobado por el Supervisor Interno previo a su ejecución por parte de los Técnicos. El Supervisor Externo revisa que el plan y los antecedentes como referencias a Ordenes de Compra estén completos y solicita la Aprobación del Plan de Trabajo.
- Notificación Solicitud Aprobación Plan de Trabajo: el Supervisor Interno recibe una notificación vía correo electrónico sobre la solicitud de Aprobación del Plan de Trabajo con un link al detalle de éste.
- Aprobar o Rechazar Plan de Trabajo: luego de revisar el Plan de Trabajo el Supervisor Interno da su VBº o Aprobación para que el Técnico pueda iniciar la ejecución de las tareas.
- Notificación de Plan de Trabajo Aprobado: el Técnico recibe una notificación vía correo electrónico sobre la Aprobación del Plan de Trabajo con un link al detalle de éste. Si es Rechazado el Supervisor Externo recibe una notificación con los comentarios agregados.
- Ejecución de Tareas: A partir de este momento el Técnico puede asociar evidencia a la tarea para demostrar que ha sido completada, asociar activos, agregar comentarios e imágenes y por último marcarla como terminada.
- Modificar el Plan de Trabajo: El Técnico puede agregar o modificar las fechas de inicio, término o duración de las tareas en cualquier momento siempre que la OT este abierta, si esto ocurre el Plan de Trabajo deberá ser Aprobado por el Supervisor Interno nuevamente.
- Notificación Plan de Trabajo al 100%: una vez marcada como completada la última tarea del Plan de Trabajo el Supervisor Externo recibe una notificación vía correo electrónico con un link al detalle de la OT para que prepare el Cierre de la misma.
- Preparar Cierre OT: el Supervisor Externo debe completar las referencias de ordenes de compra, facturas, informes y evidencias antes de solicitar la Aprobación del Cierre de la OT.
- Solicitar Aprobación Cierre OT: al terminar de actualizar toda la información para el cierre el Supervisor Externo solicita la aprobación para el Cierre de la OT.
- Notificación Solicitud Aprobación Cierre OT: el Supervisor Interno recibe una notificación vía correo electrónico sobre la solicitud de Aprobación del Cierre de la OT con un link al detalle de éste.
- Aprobar o Rechazar Cierre OT: el Supervisor Interno revisa que este todo en orden y acepta o rechaza el Cierre de la OT con las siguientes opciones. Al momento de aprobar el Cierre de la OT el Supervisor Interno deberá marcar si requiere otra OT en caso de indicar no se iniciará el cierre automático de la Solicitud.
- Aceptar Cierre OT
- Rechazar Cierre OT
- Cerrar OT con Reparos
- Notificación Cierre OT Aprobado: el Administrativo Contable y Supervisor Externo reciben una notificación vía correo electrónico sobre la Aprobación del Cierre de la OT con un link al detalle de éste. En caso de ser rechazada solo el Supervisor Externo recibe una notificación con el comentario agregado.
- Evaluación del Proveedor: con la OT cerrada el Supervisor Interno puede contestar la evaluación del Proveedor.
- Notificación Evaluación de la Solicitud: una vez que la última OT asociada a la Solicitud de Servicio está cerrada se envía una notificación al Usuario Solicitante para que evalúe el arreglo al problema que registro.
- Evaluación Solicitud: el Usuario Solicitante contesta la encuesta de evaluación, recibe una segunda notificación 48 hrs después de enviada la primera notificación si la encuesta no ha sido contestada aún.
- Cierre Solicitud: al completarse las evaluaciones del proveedor y la solicitud la Solicitud de Servicio cambia su estado a Cerrada.
Diagrama | Flujo de Trabajo | Mantenimiento Preventivo
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